Lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ để cải thiện truyền thông

Lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ có thể làm tăng sự hài lòng của khách hàng và do đó tạo nên thành công của công ty bạn. Đó là lý do tại sao trên thị trường ngày nay, dịch vụ khách hàng và truyền thông là một phần quan trọng trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Hệ thống điện thoại nội bộ cho phép các doanh nghiệp dễ dàng truy cập, khách hàng được chuyển tiếp đến đúng nhân viên và nhiều chức năng khác làm cho hệ thống dễ dàng hơn việc gửi thư (email).

Tuy nhiên , ở các công ty lớn có nhiều địa điểm văn phòng, giao tiếp giữa nhân viên với khách hàng cũng quan trọng không kém. Trao đổi phối hợp thông tin giữa các phòng ban là điểu căn bản để làm cho khối lượng công việc có hiệu quả. Mặc khác nó có thể trở nên khó khăn nếu không có một hệ thống nội bộ hoạt động tốt.

Hệ thống điện thoại nội bộ là gì?

Nói chung, một hệ thống điện thoại nội bộ là một dường dây điện thoại bổ sung kết nối với một hệ thống PBX. Hệ thống PBX được điều khiển bằng phần cứng với một thiết bị chuyển mạch, hoàn toàn có thể lập trình được để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Một hệ thống có hầu hết các tính năng của đường dây bên ngoài, làm cho việc giám sát cuộc gọi và truyền thông chéo trở nên đơn giản hơn và rẻ hơn. Một chức năng chính của hệ thống PBX là chúng được kết nối nội bộ và sử dụng các bộ mở rộng điện thoại để cho phép thực hiện các cuộc gọi trong văn phòng.
 

Hệ thống điện thoại nội bộ làm việc như thế nào?

Sau khi thiết lập hệ thống PBX trông một công ty, một số đường dây điện thoại nội bộ có thể được bổ sung vào đó, cho phép nhân viên gọi các đồng nghiệp trong văn phòng bằng cách sử dụng một phần mở rộng điện thoại.

Những gì các nhân viên cần làm là chỉ cần quay số bổ sung để tổng đài PBX có thể nhận ra rằng đây là một cuộc gọi nội bộ.

Bên ngoài các cuộc gọi văn phòng được chuyển và kết nối với PSTN, bằng cách gõ một số cụ thể để thực hiện cuộc gọi và gửi số tín hiệu đến hệ thống PBX cho biết đây là một cuộc gọi bên ngoài.

 

Lợi ích của một hệ thống điện thoại nội bộ là gì?

Một trong những lợi thế quan trọng nhất của một hệ thống điện thoại nội bộ là hiệu quả cao mà nó mang lại. Đó là một cách tuyệt vời để thiết lập một hệ thống truyền thông kết hợp cho doanh nghiệp với chi phí thấp.
 

Truyền thông nội bộ tốt hơn

Các phòng ban và điều phối viên dự án thường cần liên lạc trong suốt cả ngày làm việc. Ngay cả với công nghệ truyên thông tiên tiến, ví dụ trao đổi Email ... cũng không thể đạt mức độ hiệu quả mà truyền thông trực tiếp mang lại.

Lắp đặt hệ thống điện thoại nội bộ làm cho nhân viên dễ dàng hơn khi làm việc cùng nhau về giải quyết các yêu cầu của khách hàng và giải pháp nhanh chóng cho một vấn đề liên quan đến công việc mà không ra chi phí cho công ty hoặc trùy hoãn thời gian cho khách hàng.

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng liên kết nội bộ và tiện ích mở rộng hệ thống điện thoại tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Nếu các nhân viên giao tiếp bằng đường dây bên ngoài, như giao tiếp với khách hàng, công ty sẽ phải trả chi phí gập đôi chi phí hiện tại.

Thi công hệ thống điện thoại nội bộ rất tốn kém nhưng về lâu về dài nó có thể sẽ tiết kiệm được rất nhiều tiền cho công ty.
 

Tính linh hoạt và khả năng tiếp cận

Các hệ thống điện thoại nội bộ rất linh hoạt vì chúng dễ dàng mở rộng. Các đường dây điện thoại bổ sung có thể được thêm vào để mở rộng cùng với các tính năng khác để tạo thuận lợi cho việc truy cập và quản lý. Các cuộc gọi hội thảo, hội nghị, ghi âm cuộc gọi và chuyển tiếp cũng có thể được áp dụng nội bộ và có thể truy cập từ các điểm khác nhau.

Hệ thống cũng có thể được mở rộng để tiếp cận các tiện nghi khác như máy fax và máy tính xách tay.

>> Tìm hiểu thêm: Tổng đài điện thoại nội bộ giá rẻ
 

Quan hệ khách hàng được cải thiện

Nếu một doanh nghiệp có 10 đường dây điện thoại cho cả khách hàng và nhân viên thì sẽ có nhiều cơ hội cho nhiều khách hàng không thể tiếp cận ngay lập tức hoặc sẽ có thời gian chờ đợi lâu để liên lạc.

Vì thông tin liên lạc giữa nhân viên rất thường xuyên nên việc này sẽ giúp cho khách hàng chờ đợi ít hơn.
 

Các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ việc có một hệ thống điện thoại nội bộ?

Vì các hệ thống điện thoại nội bộ có thể hữu ích cho tất cả mọi người, chúng là một tài sản lớn cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Các công ty, hoạt động chính thông qua giao tiếp với khách hàng, chẳng hạng như dịch vụ tư vấn cũng có thể hưởng lợi từ hệ thống điện thoại nội bộ.

Trước khi đưa ra quyết định triển khai hệ thống , các công ty nên cân nhắc đến quy mô, mục tiêu mở rộng và nhu cầu truyền thông.

Tất nhiên, nếu doanh nghiệp cụ thể nằm ở các thành phố hoặc quận khác nhau, có lưu lượng truy vấn của khách hàng cao và đang tìm kiếm sự thâm nhập sâu hơn vào các nơi khác, hệ thống điện thoại nội bộ có thể có lợi.

Liên hệ tư vấn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ: 0946 74 29 29