Những sự khác biệt giữa tổng đài Analog và tổng đài IP sẽ phần nào giúp bạn lựa chọn giải pháp nào phù hợp với công ty mình.
1. Xây dựng công ty theo cách chuyên nghiệp
Khách hàng gọi tới sẽ nghe lời chào của công ty, khách hàng muốn gặp phòng ban nào chỉ cần bấm phím, cuộc gọi sẽ được chuyển thẳng tới nhân viên đó, không cần lễ tân trình báo, và khách hàng của bạn cũng sẽ không phải chờ đợi lâu.
Công ty bạn có 3 tầng, khách gọi đến lễ tân muốn gặp nhân viên lầu 3, lễ tân chỉ cần bấm số nội bộ của nhân viên đó là khách hàng có thể trao đổi với nhân viên lầu 3 đó. Lễ tân không phải mất thời gian chạy lên gọi bạn.
Và tổng đài annalog thì  không thể làm điều đó cho bạn được.
2. Tiết kiệm thời gian và chi phí cước gọi
Công ty bạn có nhiều phòng ban, nhiều nhân viên cần sử dụng điện thoại, tổng đài IP sẽ cung cấp cho công ty bạn mỗi nhân viên sử dụng một điện thoại IP và cung cấp cho nhân viên 1 số nội bộ riêng biệt ( vd như 102, 103, 104) để dễ trao đổi.
Các nhân viên ở những phòng ban sẽ tiết kiệm thời gian chạy qua chạy lại và hơn cả là cước phí gọi thoại hoàn toàn miễn phí và cước phí để nhân viên gọi ra cũng thấp hơn nhiều.
Với tổng đài analog thì mỗi tháng bạn phải chi trả cước phí khá cao cho nhân viên khi nhân viên cần trao đổi công việc với nhau và với khách hàng qua điện thoại.
3. Độ bảo mật cuộc gọi cao
Tổng đài analog khi bạn đang trao đổi với khách hàng, vô tình một nhân viên khác bắt máy lên gọi sẽ nghe được cuộc nói chuyện giữa bạn và khách hàng.
Riêng tổng đài IP thì việc khi có nhân viên đang trao đổi với khách hàng thì cũng không bị nhân viên khác nghe xen vào được.
4. Chỉ dùng 1 số đầu số điện thoại cho hệ thống tổng đài
Bạn sử dụng tổng đài ananlog thì mỗi phòng ban, bạn phải thuê một đầu số điện thoại. Việc này dẫn đến công ty bạn có khá nhiều số điện thoại, mất đi tính chuyên nghiệp của công ty. Trong mỗi phòng ban lại có nhiều nhân viên, sẽ bất tiện ra sao khi nhân viên này muốn gọi điện thoại thì phải chờ nhân viên còn lại gác máy. Khi bạn đang trao đổi với KH thì KH thứ 2 gọi vào nghe được tín hiệu bận, kết quả ra sao, KH sẽ cảm thấy khó chịu vô cùn
Tổng đài IP không như vậy, chỉ cần 1 đầu số điện thoại, sẽ phân về những phòng ban, và phân về nhân viên.
Tình trạng KH gọi tới, đường truyền này đang có nhân viên gọi thì tổng đài sẽ phân bổ qua cho nhân viên đang trống, không phải gặp trường hợp kẹt line như là tổng đài analog.
5. Dễ dàng quản lý nhân viên hơn
Bạn sẽ dễ dàng quản lý được cước phí của nhân viên trong công ty cũng như có thể nghe lại những cuộc trao đổi của nhân viên mình với khách hàng. Bạn có thể cấu hình cho nhân viên nào được phép gọi đi, nhân viên nào chỉ được nghe điện thoại....  

Tính năng

Tổng đài Analog

Tổng đài điện thoại  IP

Gọi nội bộ	Miễn phí, giới hạn trong nội bộ công ty	Hoàn toàn miễn phí, không giới hạn vị trí địa lý.
Trả lời tự động	Có (giới hạn số lượng và thời gian)	Có (không giới hạn số lượng và thời gian)
Hàng đợi	Không	Có
Nhạc chờ	Có (hạn chế)	Có (không hạn chế)
Dự phòng	Không	Có
Quản lý và cài đặt	Phức tạp	Đơn giản
Báo cáo	Có (đơn giản)	Có (chi tiết)

Chuyển hướng cuộc gọi	Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp như VNPT)	Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)
Xóa số gọi đến	Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp như VNPT)	Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)
Hội thảo	Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp như VNPT)	Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)
Thời gian hoạt động	Không	Có (định nghĩa nhiều khoảng thời gian khác nhau)
Mật mã gọi ra	Có (hạn chế)	Có (linh hoạt)
Số lượng người dùng	Hạn chế	Không hạn chế
Kết nối nhiều văn phòng	Không	Có (không giới hạn)
Gọi miễn phí và giảm cước	Không	Có
Ghi âm	Không	Có (không hạn chế)
Cuộc gọi video	Không	Có
Hộp thư thoại	Không	Có
Fax to email	Không	Có
Triển khai	Triển khai hạ tầng cáp điện thoại riêng biệt	Chỉ cần một hạ tầng mạng duy nhất
Mở rộng	Phức tạp, chi phí cao	Đơn giản, nhanh chóng và chi phí thấp
Bảo dưỡng	Tốn phí định kỳ	Nhân viên có thể tự xử lý sau khi được đào tạo
Khắc phục sự cố	Phức tạp, mất thời gian	Phục hồi nhanh chóng trong vòng 15 phút

 
 + Điện thoại analog là loại điện thoại ra đời từ rất lâu. Nó có mặt ở hầu hết các hộ gia đình. Nó rất đỗi quen thuộc, đáng tin cậy và dễ sử dụng. Bạn chỉ việc lắp đặt và sử dụng chúng hàng ngày. Điện thoại IP thì phức tạp hơn vì nó hoạt động tương tự như máy tính. Tuy nhiên, có một vài lý do mà bạn cần phải dùng điện thoại IP thay vì analog. Hãy cùng điểm qua một vài sự khác biệt giữa hai loại thiết bị này.

Công nghệ
 + VoIP (Voice over Internet Protocol): Hệ thống điện thoại IP/ VoIP hoạt động qua việc giải mã tín hiệu âm thanh nhận được từ những gói dữ liệu nhỏ được truyền dẫn qua internet. VoIP sử dụng công nghệ PSN (Packet Switching Network) để ghi nhận và chuyển đổi các gói dữ liệu một cách liên tục để các tín hiệu âm thanh gốc có thể được gửi đến điểm tiếp nhận.
 
+ Analog: Điện thoại analog hoạt động dựa trên việc chuyển đổi các tín hiệu âm thanh thành sóng điện tử với tần số và biên độ khác nhau mà điện thoại ghi nhận và gửi đến đầu dây bên kia. Hệ thống điện thoại này sử dụng công nghệ CSN (Circuit Switching Network) để tín hiệu analog truyền dẫn qua các đoạn dây mắc nối tiếp và hình thành cuộc trò chuyện.

Cấu tạo
 
Điện thoại analog: 
Điện thoại analog được trang bị một móc chuyển đổi (switch hook) và chuông được gắn vào đường dây điện thoại. Ngay khi switch hook được tách ra, đường dây điện thoại sẽ thiết lập kết nối tới mạch truyền dẫn của hệ thống điện thoại.
 
Khi quay số từ điện thoại analog, bộ phận truyền dẫn gửi tín hiệu điện tử và một bộ chuyển đổi cuộc gọi sẽ đóng vai trò là một thiết bị chuyển đổi tín hiệu đó thành thông điệp gửi tới đầu dây bên kia.
 
Để tránh hiện tượng nhiễu trong việc truyền dẫn tín hiệu, một hệ thống mạch điện xoắn phức tạp được tích hợp vào hệ thống điện thoại analog.








Điện thoại IP:
Thiết bị này cũng gần giống như điện thoại truyền thống nhưng có thêm một số tính năng như nút giữ cuộc gọi, nút ngắt âm lượng và một màn hình hiện thị số gọi đến và ID người gọi.
 
Kết nối internet là một trong những chức năng quan trọng nhất của điện thoại IP. Tất cả các cuộc đàm thoại trên hệ thống điện thoại VoIP đều được thực hiện qua internet. Vì vậy việc lựa chọn thiết bị với tốc độ xử lý, độ tin cậy và chi phí như thế nào đối với hệ thống điện thoại của bạn là vô cùng quan trọng.
 
Việc chuyển đổi và kết nối một hệ thống gồm nhiều người dùng điện thoại khác nhau từ nhiều vị trí khác nhau trong cùng một lúc là rất quan trọng. Một thiết bị chuyển đổi sẽ được tích hợp để chia sẻ đường dây với nhiều người dùng.



Hiệu quả về chi phí
 Ngoài những chức năng kể trên, điện thoại IP còn có thể hoạt động ở bất cứ đâu miễn là có kết nối internet. Như vậy nó sẽ tiết kiệm chi phí hơn trong việc liên lạc đường dài. Trong khi đó, điện thoại analog có phạm vi hoạt động hạn chế hơn do phải phụ thuộc vào đường dây và chi phí cao sẽ làm cho các cuộc gọi đường dài trở nên đắt đỏ.
Sự linh hoạt
 Hệ thống điện thoại IP rất linh hoạt vì nó cho phép bạn sử dụng cả điện thoại di động để thực hiện cuộc gọi với sự trợ giúp của ứng dụng gọi điện có hỗ trợ VoIP, ví dụ như Skype. Ngược lại, điện thoại analog có tầm hoạt động rất nhỏ hẹp. Thậm chí khi không được đấu dây, điện thoại analog sẽ không hoạt động được do công nghệ mà chúng đang sử dụng.
 Lợi ích của  Điện thoại IP
hệ thống điện thoại IP rất hữu ích đối với doanh nghiệp đa quốc gia khi mà kết nối internet có ở khắp nơi. Việc lắp đặt hệ thống điện thoại IP tiết kiệm hơn và tiện lợi hơn vì nó cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi đường dài hầu như hoàn toàn miễn phí.